一、 基本情况部分由组团单位填写。要求字迹工整、清晰、不得涂改。组团单位是指组织出访或牵头组织出访的单位。“组团单位”栏应填单位全称。
二、 “审批意见”和“初审意见”栏，由审批部门填写。
三、 “团组名称”应根据出访任务确定，力求准确、简练。除规格较高、人数较多的称“团”外，一般称“组”。
四、 “费用来源”一般写外方负担或单位自理，费用分为国际旅费和国外费用两项。
五、 “邀请单位”栏，应填写邀请单位中文名称。
六、 “出访事由”应写出访任务和目的，力求具体、明确。栏内写不下可另加续页。
七、 出访人员的工作单位应填正式工作单位，不要填挂职、兼职单位。其职务也应填现任正式职务，不要填职称或名誉职务。如出访人员多，表内填不下，可另纸续页，但要加盖组团
八、 非组团单位出访人员需另附《省内跨地市厅局组团出国、赴港澳申报表》。
九、 “归口审核部门意见”栏，由省政府授权审核有关出国事项的部门填写，不需要归口审核的则不填。
十、 填妥此表并附邀请函及其他必要附件后，由各地市厅局外办（外事处室）专办员，送省外办审批。
