公文是传达贯彻党和国家的方针、政策；发布规章，实行行政措施，请示问题，指导，布置工作，报告情况，交流经验的一种重要工具，公文处理应当坚持实事求是，精简，高效的原则，做到及时，准确，安全，保密。

一、公文种类

公文种类主要包括：决定、公告、通告、通知，通报，报告，请示，决议，意见，规定，函，会议纪要等，具体适用范围如下：

1、“决定”适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门和人员

2、“公告”适用于向院内、外宣布重要事项或法定事项。

3、“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

4、“通知”适用于传达要求下级机关（部门）办理和需要有关部门周知或执行的事项、任免，聘用人员。

５、“通报”适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

６、“报告”适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问。

７、“请示”适用于向上级机关请求请示、批准。

８、“决议”适用于公布经会议讨论通过的重要决策事项。

９、“意见”适用于对重要问题提出见解和处理办法。

１０、“规定”适用于特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规定。

１１、“函”适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。

１２、“会议纪要”适用于记载、传达会议情况和议定事项。

二、公文的行文程序

１、综合性文件，由办公室草拟；凡内容属各部门的文件，由本部门负责草拟；内容涉及几个部门时，由主办部门与有关部门协调拟稿会签。

２、凡发布决定、规章和通知、任免、聘用人员，下达涉及重大方针、政策或涉及面较广的具体工作的文件，向省教育厅及其处（室）请示、报告等文件，一律先送交办公室审核，经办公室主任审核签字后，由拟稿部门送分管领导审签、主要领导签发。

部门属于联系工作，通知事项等一般性内容的文件，办公室主任审核后，由分管领导签发；属于涉及多个部门的重要决定和批示重要政策性问题的报告等文件，则由主要领导签发。

３、凡不符合公文行文程序和规范的，办公室有权拒绝办理，未经办公室审核的公文，院领导不签发。

三、公文的行文要求

１、公文处理应贯彻“党政分开”的原则。

　　２、起草公文必须用专用“发文稿纸”，签发文件须用学院统一发文卡。文稿必须用钢笔、毛笔或中性笔书写，不得使用圆珠笔，铅笔，修改后的公文因定迹不清应重新誊清，但修改稿必须留用一并归档。

　　３、公文标题。公文标题由发文机关，公文主要内容，文种组成，发文机关名称一般省略。公文标题必须准确、简要地概括公文的主要内容，公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号。

４、公文必须反映情况真实，观点明确，文字精练，引文准确，计量单位、标点符号使用正确，篇幅简短，一事一文。

５、上报的公文，应当在发文字号右侧注明签发人姓名。

６、公文要注明拟稿人姓名和起草日期，并经本部门负责人核稿签字，需会签的公文，应有会签部门负责人签字。

７、公文的主送机关应写于标题之下，正文之前，顶格并加冒号。有的公文如决定、会议纪要等，也可将主送机关写于正文之后。向上级请示的公文，一般只写一个主送机关，如需同时报另一上级机关，可以抄报。

８、抄报（送）机关。公文应抄送与公文内容有关的机关。抄上级机关的标明“抄报”；抄平行，下级机关的标明“抄送”。

９、公文如有附件，应写在正文之后，成文时间之前，注明附件名称和顺序。

１０、发文机关署名。党的机关公文要求署名，署名用全称或规范化简称。行政公文一般不署名。

１１、成文时间一般以领导人（最后）签发的日期为准。会议通过的重要公文，以会议通过日期为准。

１２、公文应标注主题词。主题词要反映公文的主要内容和文种，数量一般三到五个，不超过七个。

１３、公文应注明印制部门、份数和印发日期。

四、公文的印刷和发文

１、凡经院领导签发、同意打印的公文由办公室统一编号，送文印室打印，文印室负责经学院统一编号文件的打印、装订工作。

２、凡属学院综合性文件，由学院办公室校对、用印、装订和分发；凡内容属各部门的公文，由拟稿部门校对，装订，文稿正式付印前须经办公室审核把关，用印、分发由办公室负责；凡未经学院办公室统一编号的文件和各部门的有关资料，由部门负责校对、装订、分发。

３、公文用纸采用国际标准Ａ４标准（２１０mm＊２９７mm）左侧装订。

4、公文一律从左到右横排。公文大标题一般用二号宋体字，小标题用三号宋体（黑体）字。正文用三号仿宋体字。

５、公文除会议纪要外，应加盖印章，印章盖在成文时间上，上沿不压正文，底边在成文时间之下。

五、批文、传阅

１、收到上级或驻地政府公文后，办公室应根据文件内容和紧急程度及时提出传阅意见，送有关领导阅示，根据领导批示的意见转有关部门办理。

２、任何部门、任何个人接到或捎转的公文，须及时交办公室，由办公室依据程序处理。如部门需留存的文件，可予以复制，原件留办公室。

３、传递文件采用单线联系办法。办公室专人直接与有关领导或部门进行交接手续，领导之间、各部门之间不得互相转传文件。

４、领导审批文件须有明确意见，需要两个以上部门承办的公文，批阅时应明确主办、协办部门。

５、办公室要建立健全公文管理制度，传阅，借阅公文应严格履行登记手续，各部门不得私自存文。

６、公文应首先明确划分密级，在传递，承办过程中严格执行保密制度。

六、公文的承办和催办

１、承办部门接到办公室的批文后，应及时认真办理，并在文件处理结果一栏内填写处理结果或意见；涉及两个或两个以上部门合办的公文，由主办部门主动商办，不得互相推诿，延误。

２、办公室和各部门应建立公文催办制度，及时检查公文处理情况。

七、公文的存档

１、凡经办公室统一编号的文件在装订，盖章后，一式四份连同原件送办公室存档；未经办公室统一编号的文件和各部门的资料，由部门自己保存，年终移交综合档案室存档。

２、综合档案室要根据档案管理的有关规定，做好文件的归档、立卷工作。

八、加强通告、通知的管理

１、凡属涉及全院教职工的通知、通告，在张贴前须经办公室审查并备案。

２、各部门属于业务工作的通知，在公告前应告知办公室，并在本部门备案；学生会及学生社团发布的通知、通告应经团委或学生处审查并备案。

3、通告、通知应字迹清楚，书写规范，整洁大方。

九、本规定由办公室负责解释。

十、本规定自公布之日起执行，原山医大汾院院字（1998）31号文件废止。