山医大汾院院字(2012) 号
关于印发《beat365亚洲体育在线
档案归档办法》的通知
各系(部)、处(室)、馆、中心、集团:
为进一步促进我院档案管理的规范化,强化各部门档案工作职责,切实提高归档文件质量和档案管理与服务水平,根据国家和山西省有关法律、法规和档案、保密等管理规定,制订了《beat365亚洲体育在线档案归档办法》。现印发给你们,请遵照执行。
二〇一二年十一月二十二日
抄送:党委各部(委、室),各党总支(直属支部),工会,团委
内发:书记,院长,副书记,纪委书纪,副院长
beat365亚洲体育在线办公室 201 年 月 日印发
共印40份
beat365亚洲体育在线档案归档办法
为进一步规范我院档案资料的归档工作,保证应归档资料的齐全完整,提高工作效率和质量,使档案资料更好地为学院改革发展服务,根据《中华人民共和国档案法》、《山西省档案管理条例》等有关法律规定,结合我院实际,特制订本办法。
一、立卷单位的职责、任务和立卷的要求
1、各部门均为立卷单位。承办人应该把办结的档案资料及时交给部门兼职档案员。各部门兼职档案员要按照立卷归档的要求,将阅办完毕的文件以及会议文件(包括照片、录音、光盘等)随时整理归卷、集中管理,年终复查调整,及时移交综合档案室。
2、各部门兼职档案人员要对照学院的档案管理规定,检查本部门归档资料的齐全、完整与准确性,整理完毕后,编制移交清册,由部门负责人签字核准后移交学院综合档案室。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。
3、兼职档案员必须保管好已归档和正在办理的档案资料,严防遗失和失密泄密。已归档的资料,利用时应进行登记;归还时注销,并将文件放入原卷内。
4、兼职档案员调离工作或短期离职时,应该认真做好保存档案资料的交接手续,不得擅自带走或随意销毁。
5、整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律,保持其有机联系,并符合有关标准、规范要求。归档的文字材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。
6、归档的档案资料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的档案资料。归档后不得更改。非纸质材料应有文字说明,并与其文字说明一并归档。外文(或少数民族文字)材料若有汉译文的应与汉译文一并归档,无译文的要译出标题后归档。具有永久、长期保存价值的电子文件,必须形成一份纸质文件归档。归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。
二、综合档案室立卷的要求
1、案卷质量总的要求是:遵循档案资料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。
2、归档的档案资料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3、归档的文书类文件材料以卷为单位整理,按内容归类,以卷归档。在归档的文件材料中,应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开。
4、归档文件材料应按排列顺序,依次编写页号。装订的案卷,应统一在有文字的每页材料正面的右下角、背面的左下角用铅笔填写页号。
5、卷内文件材料要去掉金属物,对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷。案卷应采用三孔一线的方法装订。
6、为了便于装订和使用,案卷厚度一般不超过二公分;如文件过多时,可分册立卷。
7、归档的照片应在背面加注说明和时间,并单独编制目录。底版应同照片放在一起归档。
8、归档的录音、光盘应标明录音、录像内容和形成时间,并单独编制目录。
三、归档交接
1、各部门每年度形成的案卷,一般应在次年6月底前向档案室移交。
2、移交档案资料时,档案部门应检查归档资料的质量,交接双方应认真核对移交清册,经部门负责人、档案室负责人审查签字后,由双方交接人签字。移交清单(册)一份交档案室,一份存档案移交处室留存。档案移交后,如果有些案卷需要继续使用,可以补办调阅手续;使用完毕后,应及时归还。
3、临时机构形成的文件,也应按照上述办法整理立卷,在工作全部结束后完整地向档案室移交。
四、归档范围
档案资料具有重要的参考价值和可靠的凭证作用,凡是我院在贯彻执行党和国家的方针政策、法律法规,从事教育教学、党政管理以及后勤服务等工作中形成的档案资料均属于归档范围。具体可分为:
1、党建工作形成的档案资料。
(1)党务综合性工作、党员代表大会或党组织其他有关会议。其中包括党务工作部下发的文件。
(2)党组织建设、党员和党员干部管理、纪检监察工作、重要政治活动或事件。
(3)宣传及思想政治工作、精神文明建设、统战工作。其中包括《汾阳学院》报。
(4)职工代表大会、工会妇联工作、共青团及学生社团工作。其中包括工会、团委下发的文件。
2、行政管理工作形成的档案资料。
(1)领导班子任命、构成及变更,内部机构及变更。
(2)领导班子活动。
(3)综合性行政事务,文秘、机要、保密、信访等工作。
(4)纪检监察及审计工作。其中包括工程审计报告。
(5)部分人事管理工作。其中包括人事处下发的函件及人事报表。
(6)后勤福利、住房管理、医疗卫生工作等。
(7)公安保卫,综合治理,防范自然灾害。
3、教学管理工作形成的档案资料。
(1)教学与实验室建设、专业设置。
(2)招生工作。其中包括历年招生简章、招生底册。
(3)学籍档案。其中包括所有学生成绩册。
(4)课堂教学与实践过程中形成的文件。包括教学任务表、教学进程表、周时数分配表、课程表等。
(5)毕业生工作。包括历届学生名册、毕业证学位证发放表、毕业生就业派遣花名册、学位授予统计表等。
(6)教材。包括我院人员主编、参编教材、讲义等。
(7)外事档案。包括外教、出国交流活动等。
4、科技研究工作形成的档案资料。
(1)科研项目的调研、申报及其他学术活动形成的文件材料。
(2)科研项目的下达、报奖等。
5、基本建设工作形成的档案资料。
(1)基建项目的可行性研究、立项、勘探、测绘、招标、投标、征迁工作,以及建设单位项目管理工作。
(2)基建项目的设计。
(3)基建项目的施工。
(4)基建项目的监理。
(5)基建项目的竣工和验收。
(6)基建项目的评奖和创优。
(7)基建项目的使用、维修、改建、扩建。
(8)事故分析和处理。
6、会计工作形成的档案资料。
(1)会计凭证。
(2)会计帐簿。
(3)会计财务报告及报表。
(4)其他文件材料。
7、其他对学院有保存价值的档案资料。
五、本办法由综合档案室负责解释。
六、本办法从下文之日起实施,原规定同时废止。